Как мы автоматизировали налоговые требования для международного холдинга

Группа компаний из Дубая работает с несколькими юридическими лицами. Раньше сотрудник вручную получал налоговые документы, распределял их, связывал материалы и создавал задачи в Asana. Мы создали систему, которая выполняет этот маршрут автоматически.

Как было раньше

Холдинг состоит из нескольких юридических лиц. Новое требование нужно было получить, определить его принадлежность, найти связанные документы и передать информацию ответственным сотрудникам.

Эту последовательность вручную выполнял отдельный сотрудник. Процесс требовал внимания к каждому документу и регулярного переноса информации в систему задач.

Задача и аудит

Главная задача — не просто получать документы, а управлять ими после получения. Без распределения и связи с задачами автоматическая загрузка не решала бы проблему бизнеса.

После разбора процесса команда заложила правила определения юридического лица, связывания материалов и маршрутизации в Asana.

Что мы создали

Система:

получает доступные налоговые документы из официального контура клиента;
распределяет их по юридическим лицам;
связывает относящиеся друг к другу материалы;
обрабатывает информацию по заданной логике;
создаёт или передаёт задачи в Asana для дальнейшей работы.

Страна и конкретный налоговый орган в исходном рассказе не уточнялись.

Как работает решение

Система получает новый доступный документ.
Определяет, к какому юридическому лицу он относится.
Находит и связывает относящиеся материалы.
Передаёт информацию в Asana по заданной логике.
Ответственный сотрудник получает структурированную задачу.

Ключевые решения

Ценность решения находится в маршрутизации, а не только в получении файла. Документ должен попасть к правильному юридическому лицу и ответственному сотруднику вместе со связанным контекстом.

Технические механизмы доступа в публичном кейсе не раскрываются. Для аналогичных решений обязательны разрешённый доступ и соблюдение требований безопасности.

Что получил заказчик

Холдинг получил автоматизированный маршрут критичных документов от получения до рабочей задачи. Ручное распределение по юридическим лицам и перенос в Asana больше не являются отдельным ежедневным процессом сотрудника.

Результаты и доказательства

Система работает в реальном контуре холдинга.
Документы автоматически распределяются и связываются.
Информация передаётся в Asana.
По оценке автора, экономия составляет около одного миллиона рублей в год.

Финансовая оценка требует отдельной проверки; методика расчёта в исходных данных не раскрыта.

Для каких задач подходит

Подход подходит группам компаний, где критичные документы нужно не только получать, но и распределять по организациям, связывать и передавать ответственным сотрудникам.